Expediente
Qué datos lleva un cliente, cuáles son obligatorios de verdad, cuáles dependen de la configuración, y qué contiene su ficha completa.
Los datos
No todos los campos pesan igual. Hay tres grupos, y confundirlos es la causa más común de "a mí antes no me pedía esto".
Obligatorios siempre
| Dato | Nota |
|---|---|
| Tipo y número de documento | Lo identifica legalmente. No se repite dentro de la empresa |
| Nombre y apellido | |
| Teléfono | El principal |
| Dirección | Calle, sector, municipio y provincia. El contrato la enuncia entera, así que ninguna de las cuatro partes puede faltar |
| Género | Se elige del catálogo. El contrato concuerda con él las calidades del cliente — «el señor» / «la señora» |
| Nacionalidad | Se elige del catálogo. Sale impreso en las calidades del contrato |
| Estado civil | Se elige del catálogo. Sale impreso en el contrato de venta |
| Profesión | Texto libre. Sale impreso en las calidades del contrato |
| Frente del documento | La captura. Única excepción: los documentos tipo RNC no la exigen |
Obligatorios sólo si la administración lo pide
Estos tres son interruptores de configuración. Vienen apagados y se encienden desde Configuración → Parámetros del sistema:
| Dato | Parámetro |
|---|---|
| Correo electrónico | Exigir correo electrónico |
| Teléfono secundario | Exigir teléfono secundario |
| Firma del cliente | Exigir firma del cliente |
Si alguien dice «antes no me pedía la firma»
No es una falla ni un cambio de versión: alguien encendió el parámetro. Se revisa en Configuración → Parámetros del sistema, sección de clientes.
Opcionales
Vencimiento del documento, coordenadas de ubicación, asesor asignado, foto y el Dorso del documento.
El dorso del documento es siempre opcional a propósito: una cédula lo tiene, un pasaporte normalmente no.
«Calle y número» va sin la palabra «Calle»
El contrato ya la escribe —«residente en la Calle Duarte #123»—, así que se carga sólo Duarte #123. Si se escribe «Calle», el formulario no deja guardar: con ella, el contrato diría «la Calle Calle Duarte». Palabras como «Callejón» sí se aceptan.
Género, nacionalidad, estado civil, profesión y sector son obligatorios
Todos terminan impresos en el contrato, así que un cliente nuevo no se da de alta sin ellos.
Los ya cargados sin ellos siguen ahí —nada se rompe ni se borra— pero al editarlos, el formulario pide completarlos antes de guardar. Mientras falten, su contrato imprime un marcador en ese renglón.
Profesión y estado civil viajan al contrato
Los dos se imprimen en las calidades del comprador del contrato de venta, y se toman de acá: en el formulario del contrato salen en solo lectura. Si hay que corregirlos, se corrigen en la ficha del cliente, no en el contrato.
Un cliente sin profesión cargada no traba la emisión: el contrato sale con el marcador puesto, que es la señal de que falta completar la ficha.
Qué contiene el expediente
Una sola pantalla reúne todo lo del cliente, en cuatro pestañas:
| Pestaña | Qué muestra |
|---|---|
| General | La ficha de arriba |
| Documentos | Los Documentos oficiales, con su estado, y debajo los Archivos adicionales (adjuntos sueltos) |
| Propiedades | Los Inmuebles asociados, sus Financiamientos (ventas a crédito) y sus Contratos de alquiler |
| Historial | Lo que se hizo sobre el cliente —datos, documentos, notas, citas y solicitudes de alquiler— y sobre sus ventas y alquileres — ver Auditoría |
Debajo de las pestañas, visibles en cualquiera de ellas, están las Notas (la bitácora). Y a la derecha, tres tarjetas fijas:
| Tarjeta | Qué muestra |
|---|---|
| Clasificación de riesgo | Su color y el botón Recalcular |
| Resumen de cuenta | Lo que debe y lo que pagó |
| Asesor asignado | El asesor responsable del cliente |
Corregir el documento de identidad
No se corrige a la ligera
Cambiar el tipo o el número de documento exige PIN de autorización y está reservado al rol ADMINISTRACIÓN — es uno de los permisos que no se pueden delegar a ningún otro rol.
El motivo: es lo que identifica legalmente a la persona en todos sus contratos ya firmados. Cambiarlo sin control dejaría los documentos emitidos diciendo una cosa y el sistema otra.
Ver Roles y permisos para el detalle de qué es un permiso reservado.
Inactivar
Los clientes no se borran: se usa Inactivar, en el encabezado del expediente. Dejan de aparecer en los listados operativos y no se pueden usar en nuevas ventas ni contratos, pero conservan su expediente completo y su historial sigue siendo consultable.
Práctica. Registrar un cliente completo de punta a punta y recorrer las secciones de su expediente. Este es el cliente que usan las prácticas de Documentos y Notas.