Depósitos de garantía
El dinero de un tercero en custodia: sus cinco estados, las tres acciones que exigen PIN, y qué desbloquea cobrarlo.
El depósito que el inquilino entrega al inicio y que la empresa retiene como garantía hasta el final del contrato.
Es dinero de un tercero
Por eso las tres acciones sobre el depósito exigen PIN de administrador. No es ingreso de la empresa hasta que se aplica contra una deuda.
Los cinco estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente | Pactado, sin cobrar |
| Retenido | Cobrado y en poder de la empresa |
| Aplicado en parte | Se usó una porción para cubrir deudas |
| Aplicado | Se consumió por completo |
| Devuelto | Se le devolvió al inquilino |
Las tres acciones
| Acción | Qué hace | Cuándo |
|---|---|---|
| Cobrar 🔐 | Registra el ingreso y emite recibo. Desbloquea la firma del contrato | Al inicio |
| Aplicar 🔐 | Usa el depósito, total o parcialmente, para cubrir deudas del inquilino | Al cierre, si hay deuda |
| Devolver 🔐 | Libera el saldo del depósito al inquilino | Al cierre, si no hay deuda |
El depósito se cobra completo
No admite abonos parciales: es un monto fijo y el modal lo trae ya calculado, en sólo lectura. Igual que la separación en el circuito de venta.
El recorrido típico
Solicitud aprobada con depósito ──► contrato en «Cobrando depósito»
│
├─ Cobrar depósito 🔐 ──► depósito «Retenido», contrato «Por firmar»
│
├─ Firmar contrato 🔐 ──► contrato «Activo», cuotas generadas
│
· · · vida del contrato · · ·
│
└─ Cierre
├─ ¿Hay deuda? ──► Aplicar 🔐 («Aplicado» / «Aplicado en parte»)
└─ ¿No hay? ──► Devolver 🔐 («Devuelto»)Un límite contable que hay que conocer
Aplicar y devolver se registran igual que cobrar
Las tres acciones anotan el mismo tipo de movimiento: un ingreso positivo. El sistema no distingue todavía la dirección del dinero.
Dos consecuencias prácticas:
- Una devolución infla el cuadre del día y, minutos después, el proceso de recibos faltantes le emite al inquilino un recibo de pago por plata que se le devolvió a él.
- Aplicar el depósito lo cuenta dos veces: una al cobrarlo y otra al aplicarlo.
Mientras esto siga así, conviene avisar al área contable cada vez que se aplique o se devuelva un depósito, en vez de confiar en el cuadre.
Práctica. Cobrar el depósito de un contrato y comprobar dos cosas: que se emitió su recibo con el diseño de depósito, y que el contrato pasó a Por firmar solo.