Revisión bancaria
Por qué una transferencia o un depósito quedan pendientes hasta que alguien los ve en el banco, qué pasa al verificarlos o rechazarlos, el tope de dos sin verificar y el bloqueo por mora.
Una transferencia o un depósito no acreditan solos. Alguien de gerencia o administración tiene que abrir el portal del banco y confirmar que la plata llegó. Hasta que eso pase, el cobro queda pendiente de revisión: está registrado, pero no toca ninguna deuda y no tiene recibo.
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Sólo gerencia y administración
Quien cobra en el mostrador no puede dar por buena su propia transferencia. Es la razón de que este permiso no viaje con el resto de cobros — ver Roles y permisos.
Qué significa "pendiente de revisión"
Todo cobro por transferencia o depósito nace pendiente: una cuota, la separación, el inicial, un abono a capital, un cargo, la renta, un cargo de alquiler o el depósito.
| Mientras está pendiente | |
|---|---|
| Deuda | No se aplica: la cuota, el cargo o el depósito siguen como estaban |
| Venta y contrato | No avanzan: la venta no se activa, el contrato no pasa a firma |
| Recibo | No se emite. Al registrar el cobro, el sistema avisa Pago pendiente de revisión bancaria en vez de abrir el recibo |
| Reportes y cuadre | No cuenta como cobrado |
| Historial | El pago aparece con estado Pendiente de revisión |
Mientras tanto se puede seguir cobrando esa venta o ese contrato por otra vía —en efectivo, por ejemplo—. Por eso el sistema no aplica el cobro al registrarlo, sino al verificarlo, contra la deuda de ese momento.
Transferencia y crédito a favor no se mezclan
Un mismo pago no puede llevar transferencia (o depósito) y crédito a favor. Si el cliente paga una parte con cada uno, se registran como dos cobros.
El flujo
La búsqueda de la barra funciona por referencia, número de cobro o nombre del cliente, que es lo que se tiene a mano mirando el estado de cuenta del banco.
Las dos decisiones
| Qué hace | |
|---|---|
| Verificar y aplicar | Da el cobro por bueno y recién ahí lo aplica: salda la deuda, corre lo que venga después (activar la venta, generar el plan, pasar el contrato a firma) y emite el recibo. Desde ese momento ya no se puede anular |
| Rechazar | Anula el cobro con el motivo que se escriba. No hay nada que revertir: nunca tocó ninguna deuda |
Verificar es una puerta de una sola dirección
Después de verificar, corregir ese cobro deja de ser un borrón: hay que registrar el movimiento que corresponda. Un pago pendiente tampoco se anula desde el historial: se rechaza desde esta pantalla — ver Anulaciones.
El motivo del rechazo es el motivo de la anulación: lo va a leer quien mire ese pago mañana, así que conviene que diga qué se buscó y no se encontró.
Qué pasa al verificar
Como el cobro se aplica contra la deuda del momento en que se verifica, puede que ya no encaje igual que cuando se registró. Al verificar, el sistema avisa cómo terminó, y la fila lo sigue mostrando bajo Verificado:
| Resultado | Cuándo | Qué hizo |
|---|---|---|
| Aplicado | La deuda seguía ahí | Lo aplicó y emitió el recibo, como un cobro en caja |
| Aplicado, sobrante a favor | Una cuota o un cobro general se pagó en parte mientras tanto | Aplicó lo que cabía y dejó el resto como crédito a favor de la venta |
| Acreditado a favor | La venta ya no admite ese cobro: se perdió, cambió de etapa, el cargo ya se cobró, no queda saldo | No aplicó nada: todo el monto quedó como crédito a favor de la venta, con su recibo |
| Aplicado, venta sin activar | El inicial se completó, pero hay un cargo obligatorio sin cobrar | Aplicó el inicial; la venta se activa sola cuando ese cargo se cobre o se condone |
| Sin aplicar, por devolver | Alquiler: el contrato ya no admite cobros, el cargo o el depósito ya se cobraron, o sobró renta | El pago queda verificado sin aplicar, con su recibo. Hay que devolverle ese monto al inquilino |
Si falla por otra cosa, sigue pendiente
Si la verificación no puede terminar por algo que no es la deuda —por ejemplo, falta la tasa del dólar del día— el sistema muestra el error y el cobro queda pendiente sin cambios. Se corrige la causa y se vuelve a verificar.
Devolver un cobro de alquiler sin aplicar
Alquiler no tiene crédito a favor, así que lo que no se pudo aplicar se le devuelve al inquilino.
El sistema registra una salida de dinero por el monto sin aplicar, ligada a ese cobro, y la fila pasa a decir Sin aplicar · devuelto. Cada cobro se devuelve una sola vez, y un cobro ya devuelto no se puede anular.
Una transferencia que pagó varias deudas
Cuando en Cobrar se pagan varias deudas con una sola transferencia o depósito —por ejemplo, 100,000 para dos ventas, 40,000 y 60,000—, el sistema registra un pago por deuda, pero los deja agrupados: en el banco es un solo movimiento, y así se revisa.
- La cola muestra una sola fila por el total, con 2 pagos en la descripción. El diálogo lista cada pago con su deuda y su monto.
- Verificar aplica todos los pagos, cada uno con su recibo y su propio resultado —uno puede quedar Aplicado y otro Acreditado a favor—. El aviso dice cómo terminó cada uno.
- Rechazar anula todos con el mismo motivo.
- No hay forma de verificar uno y rechazar otro: la plata entró entera o no entró. Por lo mismo, un pago de esa transferencia no se anula suelto desde el historial.
Si la verificación se corta a medias
Cada pago se aplica por separado. Si uno falla por algo que no es la deuda —por ejemplo, falta la tasa del día—, los que ya se aplicaron quedan verificados y la fila sigue en Por revisar diciendo 1 de 2 aplicados. Se corrige la causa y se vuelve a Verificar, que aplica lo que falta. Esa fila ya no se puede rechazar: parte de la plata se confirmó.
Cobros bancarios anteriores
Los cobros por transferencia o depósito registrados antes de este cambio nacieron aplicados y con recibo. Si alguno sigue sin revisar, se resuelve como siempre:
| Qué hace | |
|---|---|
| Confirmar que entró | Lo da por bueno. Ya no se puede anular |
| Rechazar y anular | Lo anula con el motivo, y revierte lo que ese pago había saldado |
El tope de dos sin verificar
Un cliente no puede acumular más de dos cobros por transferencia o depósito esperando revisión. Con el cupo lleno, esos dos métodos aparecen deshabilitados en la pantalla de cobro, con el motivo a la vista.
El cupo se libera al revisar, no con el tiempo
El tope cuenta lo pendiente, no el histórico: apenas gerencia verifica (o rechaza) uno de los dos, el cliente puede volver a pagar por banco. Un inquilino que paga la renta por transferencia no se queda bloqueado para siempre.
Dos detalles de cómo se cuenta:
- Se cuentan transferencias y depósitos, no pagos: un cobro que trae una transferencia y un depósito ocupa las dos posiciones, y una transferencia que paga varias deudas ocupa una sola. Por eso pagar tres deudas con una transferencia ya no deja el cobro a medias por el tope.
- Sólo cuenta la plata que entra. Devolver un depósito de alquiler por transferencia también es un movimiento bancario, pero ahí no hay nada que confirmar contra el banco del cliente.
Con mora, no se paga por banco
Si la venta o el contrato de alquiler que se cobra tiene mora pendiente, transferencia y depósito quedan deshabilitados aunque el cliente tenga cupo. Aplica a todo lo que se cobra contra esa cuenta: cuotas, renta, abono a capital y cargos.
La mora se cobra con un pago que acredita en el acto —efectivo, cheque o crédito a favor—. Apenas queda saldada, el banco vuelve a ofrecerse.
Cuenta la mora de lo que se cobra, no la del cliente
Un cliente con mora en una venta puede seguir pagando por transferencia la renta de un alquiler que está al día. En la pantalla de cobro, marcar una fila de la cuenta con mora es lo que bloquea el banco.
Cómo se entera gerencia
La cola no espera a que alguien se acuerde de abrirla. Los avisos llegan por la campana, cada hora entre las 7 de la mañana y las 7 de la tarde — no de madrugada, porque el cobro entra durante el día y el cliente vuelve al mostrador ese mismo día.
| Aviso | Cuándo llega |
|---|---|
| Cobros bancarios sin verificar | Cuando entra un cobro nuevo a la cola. Se repite una vez al día mientras quede algo sin revisar |
| Cliente sin poder pagar por banco | Cuando un cliente llega al tope de dos. Uno por cliente: no vuelve mientras siga trabado con los mismos cobros |
Los dos traen el enlace a Revisión bancaria, así que se resuelve desde la campana sin ir a buscar la pantalla.
Nunca llegan los dos por lo mismo. Si toda la cola son cobros del cliente que se acaba de trabar, el aviso de cola se calla: el otro ya dice el nombre y qué hacer. Vuelve a hablar en cuanto hay cobros de alguien más esperando, o cuando toca el recordatorio diario.
Le llegan a quien puede resolverlo
No van "a los administradores": los reciben las personas cuyo rol permite verificar o rechazar un cobro bancario. Quien no puede tocar la cola no recibe el aviso, y quien sí puede lo recibe aunque su rol no sea el de siempre.
El segundo aviso es el que corre
El primero dice que hay trabajo pendiente. El segundo dice que un cliente ya no puede pagar por transferencia ni depósito, y ese se entera en la caja si nadie mira la campana. Verificar cualquiera de sus dos cobros lo destraba.
Qué se ve en el historial
- Un pago Pendiente de revisión no ofrece recibo ni anular: se resuelve desde esta pantalla.
- Un pago con su transferencia ya verificada deja de ofrecer el botón de anular y muestra en su lugar Verificado. No es un permiso que falte: es que ese cobro ya se dio por bueno.
Práctica.
- Cobrar una cuota por transferencia y comprobar que no se abre el recibo y la cuota sigue pendiente.
- Verla en Por revisar, Verificar y aplicar, y comprobar que la cuota quedó pagada y el recibo existe.
- Registrar otra transferencia, Rechazarla, y comprobar que el pago quedó anulado sin tocar la cuota.
Recibos
El comprobante de cada cobro: la regla de un recibo por cuota, los siete diseños, cómo se le manda al cliente por correo o WhatsApp, y por qué su numeración no admite huecos.
Desembolsos
Cómo se devuelve dinero de una venta cancelada: se solicita con la cláusula de rescisión, se aprueba con PIN y recién ahí sale de caja.