Caja chica
El efectivo para gastos menores: el saldo, las salidas con su comprobante, las reposiciones que se autorizan, la quincena y quién puede hacer qué.
La caja chica es el efectivo de la oficina para gastos menores: el agua, el
café, una pieza de ferretería. Cada salida se registra con su recibo o factura,
y la caja se repone con dinero de una cuenta de la empresa, por quincena.
Tiene su propia página: Finanzas → Caja chica (/caja-chica), arriba de
Gastos diarios en el menú. Configurar, Solicitar reposición y
Registrar salida están en el encabezado, arriba a la derecha.
La página se ve con Ver la caja chica. Quien no tiene ese permiso no la ve en el menú.
Una caja por empresa, sin monto fijo
Cada empresa tiene una sola caja chica. Se crea sola la primera vez que alguien abre la página con esa empresa activa: se llama Caja chica, va en pesos y arranca activa. No tiene un monto asignado: su saldo sale de lo que entra y lo que sale.
El saldo
Saldo = reposiciones autorizadas − salidas activas, de todas las quincenas. El sistema no lo guarda: lo calcula cada vez.
| Movimiento | Mueve el saldo |
|---|---|
| Reposición pendiente de autorizar | No. Suma recién cuando se autoriza |
| Reposición autorizada | Suma |
| Reposición rechazada | No |
| Salida activa | Resta |
| Salida anulada | No: deja de restar |
El saldo se lee en las tarjetas de la quincena: Saldo final es lo que hay al cerrar la quincena que se está mirando. Lo que se sugiere reponer —lo gastado en la quincena— aparece al Solicitar reposición.
La caja puede quedar en negativo
No hay tope: si se pagó más de lo que había, la salida se registra igual. El sistema avisa —La caja chica quedó en negativo— y la tarjeta Saldo final se pone en rojo con En negativo.
Configurar la caja
Configurar —arriba, sólo para quien tiene Configurar la caja chica— abre cuatro campos:
| Campo | Notas |
|---|---|
| Quién la maneja | Un usuario activo. Opcional |
| Cuenta para reponer | La cuenta que se propone al solicitar una reposición. Sólo cuentas activas y en la moneda de la caja. Opcional |
| Notas | Por ejemplo, Se repone los días 15 y 30 desde la 6101 |
| Activa | Apagada, la caja deja de admitir movimientos. Se vuelve a encender desde acá |
Si la caja está desactivada, la página lo dice en rojo —La caja chica está desactivada— y no admite salidas ni reposiciones: los botones quedan apagados hasta que se vuelva a activar en Configurar.
Registrar una salida
Lo que se pagó en efectivo con el dinero de la caja. Lo hace quien tiene Manejar la caja chica.
Cada movimiento de la caja —salida o reposición— recibe su número:
CC-000001, correlativo por empresa.
Comprobantes
Los mismos formatos que los gastos: PDF, JPG, PNG o WEBP, de hasta 10 MB cada uno, varios por salida y opcionales. Si alguno no se pudo subir, la salida queda registrada igual y el aviso dice cuántos faltan: se suben después desde el detalle del movimiento.
En la tabla, un clip junto al detalle indica que la salida tiene comprobante.
Reponer la caja
La reposición es el dinero que vuelve a la caja desde una cuenta de la empresa. Va en dos pasos: alguien la solicita y la administración la autoriza.
Solicitar
Con Manejar la caja chica, Solicitar reposición:
Queda Pendiente de autorizar y no suma al saldo todavía. A quien puede autorizar le llega a la campana Reposición de caja chica por autorizar.
La reposición vive en la caja chica
Solicitar o autorizar una reposición no registra un gasto en la pestaña Transferencias: es un movimiento de la caja.
Autorizar o rechazar
Quien tiene Autorizar reposiciones de la caja chica ve, arriba de todo, el bloque Pendiente de autorizar (N), con cada reposición solicitada —de cualquier quincena—: el monto, el número, la fecha, la cuenta, quién la pidió y sus notas. Tocar la fila abre el detalle; Autorizar y Rechazar van en el menú de la fila.
| Acción | Qué pasa |
|---|---|
| Autorizar | Pide el No. de referencia, opcional: si se escribe, reemplaza el de la solicitud. Desde ese momento suma al saldo |
| Rechazar | Pide un motivo de al menos 5 caracteres. No suma al saldo |
Las mismas acciones están en el menú de la fila, en la tabla de movimientos. Quien la pidió recibe el aviso en la campana: autorizada, o rechazada con el motivo.
El recordatorio del 15 y del fin de mes
El día 15 y el último día de cada mes, a las 8:00 de la mañana, el sistema avisa a quien maneja la caja —Hoy toca reponer la caja chica— con lo que se gastó en la quincena. Si en la quincena no hubo salidas, no avisa.
Anular una salida
Una salida no se borra: se anula. Es de quien tiene Anular salidas de la caja chica, que de arranque tiene sólo ADMINISTRACIÓN.
La salida deja de restar del saldo, queda tachada en la tabla con el estado Anulada, y el detalle muestra quién la anuló, cuándo y por qué. No se deshace. No pide PIN.
La quincena
La caja se mira por quincena: del 1 al 15 y del 16 al último día del mes. Abre en la actual; las flechas, debajo del saldo, pasan a la anterior y vuelven, hasta la de hoy. Mueven los totales y la tabla Movimientos de la quincena.
Cinco totales arriba de la tabla:
| Tarjeta | Qué dice |
|---|---|
| Saldo inicial | El saldo al empezar la quincena |
| Reposiciones autorizadas | Lo que entró en la quincena, y cuántas fueron |
| Gastado | Las salidas activas de la quincena, y cuántas |
| Saldo final | El saldo al cerrar la quincena. En rojo si es negativo |
| Por autorizar | Las reposiciones todavía pendientes, con fecha hasta el fin de la quincena |
La tabla lista cada movimiento: Fecha con su número CC-…, Tipo
(Salida o Reposición), Detalle —el beneficiario o la cuenta, con el
concepto—, Monto con su signo (− la salida activa, + la reposición autorizada),
Estado y el Saldo después de cada uno. Lo pendiente, lo rechazado y lo
anulado no mueven el saldo.
Un clic en Ver detalle abre el movimiento: los datos, quién lo registró o solicitó, quién lo autorizó, rechazó o anuló, los motivos, y —en las salidas— los comprobantes. Mientras la salida esté activa, quien maneja la caja puede subir otro o quitarlo.
El reporte de la quincena, exportable, está en Reportes → Otros módulos → Caja chica.
Quién puede hacer qué
| Acción | Permiso | ADMINISTRACIÓN | DIRECCIÓN | GERENCIA | SECRETARÍA |
|---|---|---|---|---|---|
| Ver la caja, sus movimientos y el reporte | Ver la caja chica | Sí | Sí | Sí | — |
| Registrar salidas, adjuntar comprobantes y solicitar reposiciones | Manejar la caja chica | Sí | — | Sí | — |
| Anular una salida | Anular salidas de la caja chica | Sí | — | — | — |
| Autorizar o rechazar reposiciones | Autorizar reposiciones de la caja chica | Sí | — | — | — |
| Configurar la caja | Configurar la caja chica | Sí | — | — | — |
| Exportar el reporte | Ver la caja chica y Exportar los reportes de gastos | Sí | Sí | Sí | — |
Anular, autorizar y configurar se entregan sólo a ADMINISTRACIÓN de arranque — ver Permisos que no se pueden repartir.
Práctica. Registrar una salida de 500.00 con su recibo y ver que el Saldo final baja y Gastado sube. Solicitar una reposición y comprobar que queda en Por autorizar sin sumar al saldo. Autorizarla y ver que el saldo sube.
Pagos fijos
Lo que se paga todos los meses por compañía: las plantillas, el mes generado solo, registrar o vincular el pago, ajustar, omitir y qué vence.
Reportes y corte de las 5:00 PM
Las seis pestañas: el libro por cuenta, los resúmenes diario, semanal y mensual, los préstamos, la clasificación por proyecto o categoría, los pagos fijos y la caja chica, y los cortes automáticos.