Introducción
Las salidas de dinero de las cuentas de la empresa: qué registra el módulo, qué no hace, y quién puede hacer qué.
El módulo de gastos es el libro de gastos por cuenta bancaria que hoy se lleva en una planilla por cuenta, pasado al sistema: una fila por transferencia, con la fecha, el beneficiario, la referencia, el concepto, el monto y el impuesto del banco. Se registra una sola vez y los resúmenes diario, semanal y mensual salen solos.
Cada gasto se respalda con el comprobante de la transferencia —la imagen o el PDF que llega del banco—, que se adjunta al registrarlo.
El sistema no lleva saldos de las cuentas
Se registran las salidas, no el estado de cuenta. No hay saldo por cuenta bancaria, ni entradas de depósitos, ni conciliación contra el banco: el respaldo de cada movimiento es su comprobante. Una transferencia entre dos cuentas de la empresa sí aparece en las dos —como salida de una y entrada de la otra—, pero eso no arma un saldo. La única que lleva saldo es la caja chica.
Qué hay adentro
Cuentas bancarias
Las cuentas de la empresa desde las que sale el dinero, con su código corto: «6101: Punta Del Mar».
Gastos diarios
Registrar una transferencia paso a paso, corregirla, anularla y adjuntar el comprobante.
Préstamos entre cuentas
Cuando una cuenta no alcanzó y se completó con dinero de otra, aunque no se sepa cuánto.
Pagos fijos
Lo que se paga todos los meses: qué falta, qué venció y con qué gasto se pagó.
Caja chica
El efectivo para gastos menores: salidas con su recibo, reposiciones que se autorizan y el saldo por quincena.
Reportes y corte de las 5:00 PM
El libro por cuenta, los resúmenes por período, los préstamos y los cortes automáticos.
Panel de la Dirección
Las salidas del día, la semana o el mes, los pagos fijos y la caja chica por compañía, de un vistazo.
Gastos de la empresa, no del proyecto
Los gastos son de la empresa activa y se ven igual con cualquier proyecto elegido arriba. Para entrar al módulo hace falta tener una empresa activa; el proyecto no importa.
Un gasto puede llevar un proyecto como etiqueta, para filtrar ("lo que se gastó en Villas Veccana"), pero esa etiqueta no limita quién lo ve.
Pesos y dólares nunca se suman
Cada cuenta tiene una moneda y todos sus gastos van en esa moneda. Las pantallas, los reportes y el panel muestran un total por moneda, uno al lado del otro: no hay un total que mezcle pesos con dólares.
Dónde está en el menú
| Entrada | Lleva a |
|---|---|
| Finanzas → Caja chica | El efectivo de la oficina: saldo, salidas y reposiciones — ver Caja chica |
| Finanzas → Gastos diarios | Una sola página con tres pestañas: Transferencias (los gastos), Pagos fijos y Préstamos sin monto. Cada una es su propia dirección y se ve con su permiso. Arriba, Reportes y los botones de la pestaña (Registrar gasto, Agregar pago suelto) — ver La página y sus pestañas |
| Reportes → Gastos diarios | Los reportes de gastos. Quien no ve el menú de Reportes llega por el botón Reportes de Gastos diarios |
| Configuración → Cuentas bancarias | El alta y la edición de las cuentas. Sólo para quien las administra |
| Configuración → Pagos fijos | Las plantillas de lo que se paga cada mes. Sólo para quien administra los pagos fijos |
| Configuración → Catálogos → Categorías de gasto | La clasificación opcional de los gastos |
| Panel administrativo → Gastos | La vista de la Dirección |
Quién puede hacer qué
Así arrancan los cuatro roles del catálogo. Cada rol se puede ajustar en Configuración → Roles y permisos —ver Roles y permisos—.
| Acción | ADMINISTRACIÓN | DIRECCIÓN | GERENCIA | SECRETARÍA |
|---|---|---|---|---|
| Ver las cuentas en los selectores | Sí | Sí | Sí | — |
| Crear y editar cuentas bancarias | Sí | — | — | — |
| Ver los gastos, los préstamos sin monto y los reportes | Sí | Sí | Sí | — |
| Registrar gastos y subir comprobantes | Sí | — | Sí | — |
| Corregir gastos y quitar comprobantes | Sí | — | Sí | — |
| Cargar el monto de un préstamo entre cuentas | Sí | — | Sí | — |
| Anular un gasto (con PIN) | Sí | — | — | — |
| Exportar los reportes a PDF y Excel | Sí | Sí | Sí | — |
| Ver los pagos fijos | Sí | Sí | Sí | — |
| Crear, editar y desactivar plantillas de pagos fijos, y generar el mes | Sí | — | Sí | — |
| Pagar, vincular, ajustar u omitir un pago fijo del mes | Sí | — | Sí | — |
| Ver la caja chica, sus movimientos y su reporte | Sí | Sí | Sí | — |
| Registrar salidas de caja chica, adjuntar sus comprobantes y solicitar reposiciones | Sí | — | Sí | — |
| Anular una salida de caja chica | Sí | — | — | — |
| Autorizar o rechazar las reposiciones de caja chica | Sí | — | — | — |
| Configurar la caja chica | Sí | — | — | — |
| Ver la pestaña Gastos del panel administrativo | Sí | Sí | Sí | — |
En resumen: la contabilidad la llevan ADMINISTRACIÓN y GERENCIA. GERENCIA registra, corrige, carga los montos de los préstamos, exporta, lleva los pagos fijos y maneja la caja chica; DIRECCIÓN mira y exporta; ADMINISTRACIÓN es la única que administra las cuentas, anula —gastos y salidas de caja chica— y autoriza y configura la caja chica; y SECRETARÍA no entra a gastos.
Los permisos
Son 18 y viven en el área Gastos de la pantalla de permisos:
| Permiso | Qué deja hacer |
|---|---|
| Ver las cuentas bancarias | Elegir la cuenta al registrar un gasto |
| Crear cuentas bancarias | Dar de alta una cuenta de la empresa |
| Editar cuentas bancarias | Corregir una cuenta o desactivarla |
| Ver los gastos | Los gastos, sus comprobantes y su historial, los préstamos entre cuentas, los reportes y los cortes |
| Registrar gastos | Registrar una salida con su comprobante y, si hubo, el préstamo de otra cuenta |
| Corregir gastos | Corregir un gasto registrado y retirar comprobantes |
| Anular gastos | Anular con motivo y PIN de autorización |
| Cargar el monto de los préstamos entre cuentas | Completar o corregir cuánto se tomó prestado |
| Exportar los reportes de gastos | Descargar los reportes en PDF o Excel |
| Ver los pagos fijos mensuales | Los pagos del mes y el reporte de lo pagado |
| Administrar los pagos fijos mensuales | Crear, corregir y desactivar las plantillas, y generar el mes |
| Gestionar los pagos fijos del mes | Ajustar monto y fecha, omitir, agregar pagos sueltos y vincular el gasto que pagó |
| Ver los gastos en el panel de la Dirección | La pestaña Gastos del panel administrativo |
| Ver la caja chica | Los movimientos de la caja chica, su saldo, el resumen de la quincena y el reporte quincenal |
| Manejar la caja chica | Registrar salidas, adjuntar sus comprobantes y solicitar reposiciones |
| Anular salidas de la caja chica | Anular con motivo una salida: deja de restar del saldo |
| Autorizar reposiciones de la caja chica | Autorizar o rechazar con motivo las reposiciones solicitadas |
| Configurar la caja chica | Quién la maneja y de qué cuenta se repone |
Las categorías de gasto tienen sus cuatro permisos de siempre (ver, crear, editar, eliminar) en el área Catálogos: todos los roles las ven y sólo ADMINISTRACIÓN las administra.
Los roles que ya existían no reciben los permisos solos
ADMINISTRACIÓN los tiene desde que arranca la versión. Los demás roles se armaron antes de que existiera el módulo, así que a cada uno hay que dárselos con Comparar con el catálogo en Configuración → Roles y permisos: el sistema sugiere exactamente los de la tabla de arriba. Ver Cuando el sistema estrena permisos.
Lo que el módulo todavía no tiene
- Comisiones de vendedores: no están. El panel de la Dirección les reserva un lugar, que dice que todavía no están disponibles.