Préstamos entre cuentas
Cuando una cuenta no alcanzó y se completó con dinero de otra: se anota de qué cuenta salió, y el monto se carga cuando se sepa.
A veces una cuenta no tiene lo suficiente y la transferencia se completa tomando prestado de otra cuenta de la empresa. El comprobante dice de qué cuenta salió el préstamo, pero casi nunca cuánto: quien registra no lo sabe. Es la columna PRESTAMO de la planilla.
El sistema lo resuelve en dos tiempos: se anota la cuenta al registrar el gasto, y el monto cuando alguien lo sepa.
Al registrar el gasto
En el formulario de Registrar gasto:
Reglas que el sistema revisa:
- La cuenta que presta es otra cuenta de la empresa y activa. Puede ser de otra moneda: pesos a un gasto en dólares o dólares a un gasto en pesos. Si no hay ninguna, el interruptor queda apagado y lo dice.
- Si es de otra moneda y se escribe el monto, la tasa es obligatoria. El sistema convierte con ella lo que salió de la cuenta que prestó a la moneda del gasto: dólares × tasa a pesos, o pesos ÷ tasa a dólares.
- Una misma cuenta no figura dos veces como prestadora del mismo gasto.
- Lo prestado, sumando los montos conocidos ya convertidos a la moneda del gasto, no puede superar lo que salió de la cuenta (monto + impuesto).
Un préstamo sin monto queda pendiente
No hay que inventar una cifra para poder guardar. El préstamo se registra con la cuenta y sin monto, y queda en la pestaña Préstamos sin monto hasta que alguien lo complete. Mientras tanto, los reportes lo cuentan aparte, como "sin monto", y no lo suman a lo prestado.
Los préstamos sólo se declaran al registrar el gasto. Después, desde el detalle, se completa o se corrige el monto de los que ya están.
La pestaña "Préstamos sin monto"
Es la última pestaña de Gastos diarios (/gastos-diarios/prestamos), y la
ve quien ve los gastos. Junto
al nombre lleva un contador naranja con cuántos préstamos esperan su monto;
sin pendientes, el contador no aparece. Lista cada préstamo al que le falta el
monto:
| Columna | Qué dice |
|---|---|
| Gasto | Número y fecha, con enlace al detalle |
| Beneficiario | A quién se le pagó, con el concepto |
| Cuenta del gasto | La que hizo la transferencia |
| Cuenta que prestó | La que puso la diferencia |
| Total del gasto | Monto + impuesto: el tope de lo que se pudo prestar |
| Monto prestado | Vacío, para completarlo |
Se busca por gasto, beneficiario, referencia o concepto, y se filtra por la fecha del gasto. Si no queda ninguno, dice No hay préstamos pendientes: Todos los préstamos entre cuentas tienen su monto.
También se llega con Completar montos, desde el aviso de lo prestado que sale en Transferencias al filtrar por una cuenta —ver La pestaña Transferencias—.
Completar el monto
Lo hace quien tiene Cargar el monto de los préstamos entre cuentas: de arranque, ADMINISTRACIÓN y GERENCIA. DIRECCIÓN ve la pestaña pero no la completa.
El préstamo sale de la pestaña y el sistema anota quién cargó el monto y cuándo: el detalle lo muestra como Monto cargado el …. Si fue de otra moneda, muestra lo que salió de la cuenta que prestó y, debajo, lo que cubrió del gasto con la tasa usada.
Un monto ya cargado se puede corregir igual. Si se borra y se guarda vacío, el préstamo vuelve a quedar sin monto y regresa a la pestaña.
Si se anula el gasto, se anulan sus préstamos
Un préstamo vive atado a su gasto: anular el gasto los anula a todos, y ya no se pueden modificar. En el detalle quedan como Anulado con el gasto.
Dónde se ve lo prestado
- En Transferencias, columna Préstamo (o PRÉSTAMO con una cuenta filtrada). Con una cuenta filtrada, además, el aviso de lo que esa cuenta prestó a otras en el período.
- En el detalle del gasto: la sección Préstamos de otras cuentas y la barra de Detalles generales, que separa lo que salió de la cuenta de lo prestado.
- En el reporte Préstamos, por cuenta prestadora y con los pendientes aparte — ver Reportes. Cada cuenta prestadora suma en su propia moneda: un préstamo en dólares a un gasto en pesos cuenta en dólares para la cuenta que prestó y en pesos para el gasto.
- En el aviso del corte de las 5:00 PM, que dice cuántos préstamos del período siguen sin monto.
Práctica. Registrar un gasto con préstamo de otra cuenta y sin monto. Comprobar que aparece en Préstamos sin monto y que el contador de la pestaña subió. Cargarle el monto desde ahí y ver que desaparece de ahí y que el detalle dice quién lo cargó.
Gastos diarios
La página de Gastos diarios y sus pestañas; registrar una transferencia tal como dice el comprobante, el impuesto bancario, los comprobantes, la lista, el detalle, corregir y anular.
Pagos fijos
Lo que se paga todos los meses por compañía: las plantillas, el mes generado solo, registrar o vincular el pago, ajustar, omitir y qué vence.