Gastos diarios
La página de Gastos diarios y sus pestañas; registrar una transferencia tal como dice el comprobante, el impuesto bancario, los comprobantes, la lista, el detalle, corregir y anular.
Un gasto es una transferencia que salió de una cuenta de la empresa. Se copia del comprobante del banco, una sola vez, y de ahí salen la lista, el libro de cada cuenta y todos los reportes. Se entra por Finanzas → Gastos diarios.
La página y sus pestañas
Gastos diarios tiene tres pestañas a lo ancho. Cada pestaña es su propia dirección, así que un enlace o un marcador abre directamente la que corresponde.
| Pestaña | Dirección | Qué tiene | Se ve con |
|---|---|---|---|
| Transferencias | /gastos-diarios | Los gastos: una fila por transferencia. Abre en esta | Ver los gastos |
| Pagos fijos | /gastos-diarios/pagos-fijos | Los pagos del mes: generados por las plantillas y sueltos. Las plantillas están en Configuración — ver Pagos fijos | Ver los pagos fijos mensuales |
| Préstamos sin monto | /gastos-diarios/prestamos | Los préstamos entre cuentas a los que les falta el monto, con un contador naranja de cuántos hay — ver Préstamos entre cuentas | Ver los gastos |
Cada pestaña aparece sólo con su permiso, y la página se abre con cualquiera de los dos: quien sólo ve los pagos fijos entra directo a esa pestaña. La caja chica tiene su propia página, arriba de Gastos diarios en el menú — ver Caja chica.
El título y los botones de arriba a la derecha cambian con la pestaña. Reportes —abre los reportes de gastos— está en todas para quien ve los gastos. Además, cada pestaña trae los suyos:
| Pestaña | Botones del encabezado |
|---|---|
| Transferencias | Registrar gasto, para quien puede registrar |
| Pagos fijos | Agregar pago suelto |
| Préstamos sin monto | Ninguno más |
Pagos fijos no está en el menú; Caja chica, sí
Pagos fijos y Préstamos sin monto son pestañas de Gastos diarios,
no entradas del menú. La caja chica, en cambio, tiene su propia entrada:
Finanzas → Caja chica. Los enlaces viejos con ?tab= llevan solos a la
pestaña —o a la página de caja chica— que corresponde.
Registrar un gasto
Registrar gasto abre el formulario en un panel a la derecha, sin perder la lista de vista. Los campos van en el orden en que se leen del comprobante, agrupados en Comprobante, Destinatario, Monto y Descripción.
GAS-000001, correlativo por empresa.El impuesto bancario
El banco cobra un impuesto sobre cada transferencia a terceros. El sistema lo sugiere solo, apenas se escribe el monto:
| Tipo | Impuesto sugerido |
|---|---|
| Directa | 0.15 % del monto: 74,000.00 → 111.00 |
| Propia | 0.00. Entre cuentas propias no se cobra |
Total que sale de la cuenta = monto + impuesto. Es lo que suman los reportes como salida.
El impuesto se puede corregir
Hay pagos que no llevan impuesto —los de la TSS o la DGII— y veces en que el banco cobró otro monto. En esos casos se toca Corregir en la franja de montos y se escribe el que dice el comprobante (0.00 si no hubo). El formulario sigue mostrando el sugerido como referencia, y Sugerido lo devuelve al cálculo automático.
El porcentaje es el parámetro Impuesto a las transferencias bancarias, en Configuración → Parámetros del sistema, sección Gastos. Vale 0.15 % de fábrica y lo cambia la administración; el cambio rige para los gastos que se registren después, no recalcula los ya guardados.
Comprobantes
- Formatos: PDF, JPG, PNG o WEBP, de hasta 10 MB cada uno.
- Se pueden adjuntar varios por gasto. Son opcionales: un gasto se registra aunque todavía no se tenga el comprobante.
- Lo que no cumple el formato o el tamaño no se adjunta, y el formulario dice cuál fue.
- Los archivos se suben al guardar el gasto. Si alguno falla, el gasto queda registrado igual y un aviso dice cuántos faltan: se suben después desde el detalle.
Más detalles (opcional)
| Campo | Para qué |
|---|---|
| Proyecto | Para filtrar y para el reporte por proyecto. No limita quién ve el gasto |
| Categoría | Del catálogo Categorías de gasto (Configuración → Catálogos). Alimenta el reporte por categoría |
| Notas | Lo que no entra en el concepto |
Varios gastos seguidos
Al final del día suelen llegar muchos comprobantes de la misma cuenta. Para eso está Guardar y registrar otro:
- Registra el gasto y deja el formulario abierto, conservando la cuenta, la fecha y el tipo, con el cursor en Beneficiario.
- Arriba se va contando: Llevas 3 registrados en esta tanda (último: GAS-000123).
- Al terminar, Cerrar —el botón Cancelar pasa a decir así en cuanto hay al menos uno guardado—.
| Atajo | Hace |
|---|---|
| Ctrl + Enter (⌘ + Enter en Mac) | Registrar gasto |
| Ctrl + Shift + Enter (⌘ + Shift + Enter) | Guardar y registrar otro |
Cerrar no pierde nada sin preguntar
Si se cierra el formulario con algo escrito o un comprobante elegido, el sistema pregunta ¿Descartar este gasto? —Lo que escribiste todavía no se guardó y se va a perder—. Seguir editando vuelve al formulario.
La misma referencia dos veces
En una cuenta no puede haber dos gastos activos con el mismo número de referencia (sin importar mayúsculas). Si se intenta, el sistema avisa: Ya hay un gasto con esa referencia en esta cuenta. Revisa que no lo estés registrando dos veces. Casi siempre es eso: el comprobante ya se había cargado.
La misma referencia sí se puede usar en otra cuenta, y una referencia queda libre otra vez si su gasto se anula.
La pestaña Transferencias
Abre sin filtros: todos los gastos, del más reciente al más viejo. Los anulados se ven tachados.
Lo que salió, primero
Arriba de todo, Total que salió: una tarjeta por moneda, con el total grande y debajo cuántos gastos son, el monto y el impuesto. Siguen los filtros puestos, pero sólo suman los activos: un anulado nunca entra en el total. Con el estado en Anulado, la tarjeta pasa a decir Anulado y suma esos. La tarjeta siempre está: si no hay gastos con esos filtros, muestra RD$ 0.00.
Los filtros
Cuatro, justo arriba de la tabla:
| Filtro | Notas |
|---|---|
| Buscar | Beneficiario, referencia, concepto o número GAS-… |
| Fecha | Desde y hasta. Arranca vacío: todas las fechas |
| Cuenta | Incluye las inactivas, marcadas "(inactiva)" |
| Estado | Todos (de arranque), Activo o Anulado |
Para filtrar por tipo de transferencia, proyecto o categoría están los reportes.
La tabla
Una fila por gasto, de a 20 por página:
| Columna | Qué dice |
|---|---|
| Fecha | Con el número GAS-… debajo |
| Cuenta | La de origen |
| Beneficiario | Con el concepto debajo |
| Transferencia | Directa o Propia, con el destino: → 8876 o la cuenta propia que recibió |
| Préstamo | La cuenta que prestó con su monto —3042: RD$5,000.00— o sin monto |
| Monto | Con el impuesto debajo: imp. 111.00 |
| Estado | Activo o Anulado |
Un clic en la fila abre el detalle del gasto. Al final de la fila, el menú ⋯ trae Ver gasto y Editar —éste sólo en los activos y para quien puede corregir—. Un gasto anulado se ve con el beneficiario y el monto tachados.
Con una cuenta filtrada, la lista es su libro
Al elegir una cuenta, arriba de la tabla dice Libro de gastos de la cuenta … con su banco y su moneda, y la tabla cambia a las columnas y el orden de la planilla: FECHA, NOMBRE, TRANSFERENCIA, NO. REFERENCIA, PAGO A CUENTA, CONCEPTO, PRÉSTAMO, MONTO e IMPUESTO BAN. Registrar gasto arranca con esa cuenta, si está activa.
Si esa cuenta además le prestó a otras en el período, un aviso azul lo resume —Prestado por esta cuenta en el período: RD$… (3 préstamos, 1 sin monto)— con dos enlaces: Ver préstamos, que abre el reporte de préstamos de esa cuenta, y Completar montos, si alguno quedó sin monto, que lleva a la pestaña Préstamos sin monto. Con el estado en Anulado el aviso no sale.
Cuando no hay nada
| Caso | Qué dice |
|---|---|
| Con filtros que no traen nada | Sin gastos con estos filtros, con Ver todo el mes, que pone la fecha en el mes actual y borra la búsqueda |
| Sin ningún filtro | Aún no hay gastos, con Registrar gasto |
El detalle de un gasto
Se abre con un clic en la fila. Arriba, ← Gastos diarios vuelve a la lista.
El encabezado lleva el número GAS-…, el estado (Activo o Anulado) y el
tipo (Directa o Propia); debajo, el beneficiario —un clic busca todos sus
gastos en Transferencias— y la cuenta de origen. A la derecha, Editar y
Anular, cada uno para quien tiene su permiso y sólo mientras el gasto esté
activo.
Un gasto anulado muestra el aviso Gasto anulado con el motivo, cuándo y quién lo anuló.
Debajo, dos columnas.
A la izquierda: Vista general e Historial
Vista general:
- Concepto, con las notas debajo.
- Préstamos de otras cuentas: cada cuenta que prestó con su monto, Falta el monto, Monto cargado el … o Anulado con el gasto. Quien puede cargar montos lo hace ahí mismo con el lápiz —ver Completar el monto—. Si no hubo, dice Sin préstamos.
- Comprobantes: descargarlos, subir otro —con Registrar gastos— o quitarlo —con Corregir gastos—. En un gasto anulado sólo se descargan.
Historial: lo que se hizo sobre el gasto, sus préstamos y sus comprobantes —registrarlo, corregirlo, cargar o quitar un préstamo, adjuntar o quitar un comprobante, anularlo—, con quién y cuándo, con el mismo formato que la bitácora de auditoría. La pestaña sólo aparece para quien tiene Ver el historial de una ficha.
A la derecha: Detalles generales y Cuenta de origen
Detalles generales. Si hubo préstamos, arriba va una barra de dos colores con la parte que salió de la cuenta y la que fue prestada, en porcentaje y en monto. Debajo, renglón por renglón:
| Renglón | Notas |
|---|---|
| Total que salió | Monto + impuesto |
| Monto y Impuesto bancario | |
| Prestado por otras cuentas | Sólo si hubo préstamos |
| Fecha y No. de referencia | |
| Pago a cuenta o Cuenta que recibió | Según sea directa o propia |
| Proyecto y Categoría | |
| Pago fijo | Sólo si el gasto pagó uno, con enlace para quien ve los pagos fijos |
| Registrado por | Quién lo cargó y cuándo. Los traídos del histórico dicen importado |
Cuenta de origen: la cuenta con su banco, tipo y moneda, el número y, si tiene, su proyecto.
Quién registró no es quién transfirió
El sistema anota a la persona que cargó el gasto. Quién hizo la transferencia en el banco no está en ningún campo.
Corregir un gasto
Editar —en la lista o en el detalle— abre el formulario con los datos del gasto. Lo tienen ADMINISTRACIÓN y GERENCIA.
- Los préstamos y los comprobantes no se editan ahí, sino desde el detalle.
- El impuesto se vuelve a sugerir sólo si cambia el monto o el tipo de transferencia; si no, se conserva el que tenía, aunque se hubiera corregido a mano.
- Lo ya prestado tiene que seguir cabiendo en el gasto corregido.
- Un gasto anulado ya no se corrige.
Anular un gasto
Un gasto no se borra: se anula. Es de ADMINISTRACIÓN y pide PIN de administrador.
Al anularse:
- Sale de los totales y de todos los reportes.
- Sus préstamos se anulan con él.
- Si pagaba un pago fijo, ese pago vuelve a pendiente —ver Pagos fijos—.
- Sigue a la vista con el filtro Estado: Anulado, con el motivo, quién lo anuló y cuándo. No se deshace.
Práctica. Registrar una transferencia directa de 74,000.00 y comprobar que el impuesto sugerido es 111.00 y el total 74,111.00. Registrar otra con Guardar y registrar otro, una propia, y ver que el impuesto queda en 0.00. Después intentar registrar la primera otra vez con la misma referencia.