Recibos
El comprobante de cada cobro: la regla de un recibo por cuota, los siete diseños, y por qué su numeración no admite huecos.
El comprobante que la empresa entrega por cada cobro. El sistema lo emite solo: no hay que crearlo a mano.
La regla de oro: un recibo por cuota
Un pago puede generar varios recibos
Si un cobro cubre tres cuotas, el sistema emite tres recibos, uno por cuota. Es la regla que más sorprende al usuario nuevo.
El motivo: cada cuota es una obligación fiscal distinta, y el comprobante tiene que poder aparearse con ella una a una.
El monto del pago se reparte entre esos recibos según lo que efectivamente se aplicó a cada cuota — incluido el recargo de mora que se cobró junto con ella.
Los siete diseños
Cada tipo de pago imprime con su propio diseño:
| Diseño | Se usa para |
|---|---|
| Separación | El pago de separación |
| Inicial | El enganche |
| Cuota | La mensualidad de una venta financiada |
| Abono a capital | El abono extraordinario |
| Cargo del financiamiento | Contrato condicional, definitivo, traspaso, renovación |
| Renta | La cuota de alquiler |
| Depósito de alquiler | El depósito de garantía |
Qué lleva impreso
- Logo y sello digital de la empresa
- Número de recibo (
REC-…) y un código QR con ese mismo número - RNC de la empresa y datos del cliente
- El concepto, redactado por el sistema — ver Los seis tipos de pago
- Desglose del monto. En el recibo de cuota son la mora y el saldo pendiente: el interés no se imprime aparte, porque la cuota que el cliente paga ya lo incluye y mostrarlo suelto se leía como un cargo extra
- Método o métodos de pago, con banco y referencia
- La tasa de cambio aplicada, si hubo conversión
- El cambio entregado, si el pago fue en efectivo con monto recibido mayor
La numeración
La serie de recibos es contigua y no admite huecos
El sistema lo garantiza emitiendo el número dentro de la misma operación que guarda el recibo: si algo falla, el número se devuelve y no se quema.
Es la única serie del sistema con esa garantía, y la paga a propósito: un comprobante de dinero no puede tener saltos que nadie sepa explicar.
Los demás números del sistema —pagos, clientes, financiamientos— sí pueden tener saltos, y eso es normal. La distinción, y qué hacer ante un salto en cada caso, está en Numeración de documentos.
El recibo no es un comprobante fiscal
El sistema no emite NCF ni calcula ITBIS: REC-000123 es una serie
interna de la empresa, no una serie autorizada por la DGII. Si la
operación necesita comprobante fiscal, hoy sale por otra vía.
Conviene decirlo en la capacitación: el recibo prueba que la empresa cobró, no reemplaza a la factura fiscal.
Reglas
- ⚙️ Los recibos se emiten solos con cada pago.
- ⚙️ Red de seguridad cada 15 minutos: si un pago quedó sin recibo, el sistema lo emite.
- Se pueden reimprimir las veces que haga falta, desde el listado o desde el pago. Reimprimir no genera un número nuevo.
Un recibo anulado se reimprime idéntico a uno bueno
El recibo se congela al emitirse y no lleva ninguna marca de anulado. Anular el pago no cambia el papel.
Antes de dar por buena una copia impresa, hay que mirar el estado del pago en el sistema — el papel solo no distingue. Ver Anulaciones.
Práctica. Cobrar un monto que cubra tres cuotas de una vez y contar los recibos que salieron. Después reimprimir uno y comprobar que el número es el mismo.
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