Recibos
El comprobante de cada cobro: la regla de un recibo por cuota, los siete diseños, cómo se le manda al cliente por correo o WhatsApp, y por qué su numeración no admite huecos.
El comprobante que la empresa entrega por cada cobro. El sistema lo emite solo: no hay que crearlo a mano.
La regla de oro: un recibo por cuota
Un pago puede generar varios recibos
Si un cobro cubre tres cuotas, el sistema emite tres recibos, uno por cuota. Es la regla que más sorprende al usuario nuevo.
El motivo: cada cuota es una obligación fiscal distinta, y el comprobante tiene que poder aparearse con ella una a una.
El monto del pago se reparte entre esos recibos según lo que efectivamente se aplicó a cada cuota — incluido el recargo de mora que se cobró junto con ella.
Cada recibo lleva su propio concepto: en un mismo pago, un recibo puede decir Completivo de cuota y el siguiente Abono a cuota. Si el pago sólo cubre mora de una cuota, ese recibo lo dice: Abono a mora de la cuota 4.
Los siete diseños
Cada tipo de pago imprime con su propio diseño:
| Diseño | Se usa para |
|---|---|
| Separación | El pago de separación |
| Inicial | El enganche |
| Cuota | La mensualidad de una venta financiada |
| Abono a capital | El abono extraordinario |
| Cargo del financiamiento | Contrato condicional, definitivo, traspaso, renovación |
| Renta | La cuota de alquiler |
| Depósito de alquiler | El depósito de garantía |
Qué lleva impreso
- Logo de la empresa, y al pie las líneas de firma de quien recibe y del cliente — el recibo no lleva sello
- Número de recibo (
REC-…) y un código QR con ese mismo número - RNC de la empresa y datos del cliente
- El concepto, redactado por el sistema — ver Los tipos de pago
- Desglose del monto. En el recibo de cuota son la mora y el saldo pendiente, a mitad y mitad: el interés no se imprime aparte, porque la cuota que el cliente paga ya lo incluye y mostrarlo suelto se leía como un cargo extra
- La forma de pago, con banco y referencia. Un cobro se registra con una sola forma de pago, más el crédito a favor si se usa: son las dos porciones que puede traer un recibo. Si el cliente paga con dos formas —efectivo y cheque, por ejemplo— son dos cobros y dos recibos, uno por cada forma
- La tasa de cambio aplicada, si hubo conversión
- El cambio entregado, si el pago fue en efectivo con monto recibido mayor
El recibo no imprime caja
El sistema no lleva cajas ni turnos, así que el recibo no dice en qué caja se cobró. Hasta septiembre de 2026 imprimía "Caja principal" en todos: era un texto fijo, no un dato. Reimprimir uno de esos lo saca sin esa celda.
La numeración
La serie de recibos es contigua y no admite huecos
El sistema lo garantiza emitiendo el número dentro de la misma operación que guarda el recibo: si algo falla, el número se devuelve y no se quema.
Es la única serie del sistema con esa garantía, y la paga a propósito: un comprobante de dinero no puede tener saltos que nadie sepa explicar.
Los demás números del sistema —pagos, clientes, financiamientos— sí pueden tener saltos, y eso es normal. La distinción, y qué hacer ante un salto en cada caso, está en Numeración de documentos.
El recibo no es un comprobante fiscal
El sistema no emite NCF ni calcula ITBIS: REC-000123 es una serie
interna de la empresa, no una serie autorizada por la DGII. Si la
operación necesita comprobante fiscal, hoy sale por otra vía.
Conviene decirlo en la capacitación: el recibo prueba que la empresa cobró, no reemplaza a la factura fiscal.
Reglas
- ⚙️ Los recibos se emiten solos con cada pago.
- ⚙️ Red de seguridad cada 15 minutos: si un pago quedó sin recibo, el sistema lo emite.
- Se pueden reimprimir las veces que haga falta, desde el listado o desde el pago. Reimprimir no genera un número nuevo, y cada reimpresión sale idéntica a la primera: mismo contenido y mismo archivo.
- Un recibo cuyo pago fue anulado ya no se reimprime: el sistema lo rechaza.
Mandarle el recibo al cliente
El recibo no se manda solo: se envía cuando quien lo tiene en pantalla lo pide, por correo o por WhatsApp.
Los dos botones aparecen con el permiso Enviar recibos al cliente.
| Canal | Qué recibe el cliente |
|---|---|
| Correo | El PDF adjunto, listo para guardar o imprimir |
| Un enlace al recibo, porque el canal no lleva adjuntos |
El enlace de WhatsApp
Vence a los 7 días
El enlace se puede abrir las veces que haga falta durante 7 días; después deja de servir y hay que volver a enviarlo. El recibo se arma al abrirlo, así que si el pago se anula el enlace deja de mostrar el comprobante, aunque todavía no haya vencido.
Quien tenga el enlace ve ese recibo
No pide usuario ni contraseña: es la única forma de que el cliente lo abra desde su teléfono. Por eso vence, y por eso el enlace no se arma con el número del recibo — no se puede llegar al recibo de otro cambiándolo.
Ver si ya se le mandó
La vista previa dice el último envío: por qué canal, a quién y cuándo — o que falló. Sirve para contestar "¿a este cliente ya se le mandó?" sin pedirle a nadie que mire la bitácora.
Si el envío no sale
Si el proveedor lo rechaza o el recibo no se pudo generar, además del aviso en pantalla llega una notificación a la campana de quien lo envió, con el número de recibo y el destinatario. El cliente sigue sin su recibo: hay que volver a enviarlo desde la vista previa.
No hay notificación cuando el cliente no tiene correo ni teléfono registrado, cuando el pago está anulado o cuando WhatsApp todavía no está configurado: eso se ve en el momento, al intentar enviarlo.
La huella del recibo
Cada recibo guarda la huella digital de su PDF: un código que cambia si se altera un solo carácter del archivo. Con esa huella se puede comprobar que un PDF de recibo —por ejemplo, el que se le envió al cliente por correo— salió del sistema y no fue modificado.
La huella se registra la primera vez que se genera el PDF y ya no cambia. Como cada descarga produce exactamente el mismo archivo, cualquier copia del recibo verifica, sin importar cuándo se descargó.
Los recibos anteriores al 16 de septiembre de 2026
Conservan la huella que tenían, que corresponde a su última descarga antes de ese día. Para esos recibos solo verifica esa copia; los recibos nuevos verifican con cualquier copia.
Un recibo impreso antes de anular el pago sigue igual
El papel no lleva ninguna marca de anulado: anular el pago no cambia lo que ya se imprimió. Antes de dar por buena una copia impresa, hay que mirar el estado del pago en el sistema. Ver Anulaciones.
Práctica. Cobrar un monto que cubra tres cuotas de una vez y contar los recibos que salieron. Después reimprimir uno y comprobar que el número es el mismo.
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