Usuarios
Las cuentas que entran al sistema: cómo se crean, cuándo se desactivan y cuándo se pueden eliminar, y en qué se diferencian de un empleado.
Un usuario es una cuenta que entra al sistema. Qué puede hacer adentro lo decide su rol — eso está en Roles y permisos. Esta página es sobre la cuenta en sí.
Crear una cuenta
Un usuario con actividad no se borra: se desactiva
Eliminar sólo sirve para cuentas sin historia
El menú de la fila tiene Eliminar, que pide confirmar con Eliminar definitivamente. Es permanente y sólo funciona si el usuario nunca registró actividad —una cuenta creada por error, por ejemplo—.
Si la persona ya hizo algo —cobros, firmas de etapas, aprobaciones—, todo eso sigue apuntando a su cuenta: borrarla dejaría el historial hablando de un fantasma, y el sistema no lo permite. Para esas, se desactiva.
Al desactivar, la cuenta deja de entrar al instante. Reactivarla la devuelve como estaba, con su rol.
Empleado y usuario no son lo mismo
| Empleado | Usuario | |
|---|---|---|
| Qué es | Una persona en nómina | Una cuenta de acceso |
| Dónde vive | Empleados | Configuración → Usuarios |
| Tiene sueldo | Sí | No |
| Entra al sistema | Sólo si además tiene usuario | Sí |
Hay empleados sin cuenta —el personal que no usa el sistema— y cuentas que no son empleados. Desde la ficha del empleado se puede generar su usuario para que entre a su portal: sus recibos, sus solicitudes.
El código de usuario
Cada cuenta tiene un código con la forma JSL-014: las iniciales del nombre
más un correlativo. Aparece en la columna Código del listado, en cada fila de
la auditoría y en las solicitudes de autorización — es el nombre corto de la
persona dentro del sistema.
Se genera solo al crear la cuenta. La acción Regenerar código emite uno nuevo, con las iniciales del nombre actual.
Para qué sirve regenerarlo
Para cuando alguien se cambió el nombre —cosa que cada quien hace desde Mi cuenta— y sus iniciales dejaron de decir quién es: una persona que se llamaba distinto arrastra un código que ya no la nombra.
Lo ya escrito no cambia
Las filas de auditoría emitidas siguen nombrando al código viejo. Cambiarlo parte el rastro en dos: de ahí para atrás una etiqueta, de ahí en adelante otra. No es motivo para no hacerlo, pero conviene saberlo antes.
Las acciones sobre una cuenta ajena
Todas viven en el menú de la fila del listado —no hay pantalla de detalle por usuario— y todas quedan asentadas en la auditoría.
| Acción | Qué hace | Autorización |
|---|---|---|
| Cambiar rol | Cambia lo que esa persona puede hacer | Sí |
| Desbloquear | Destraba una cuenta bloqueada por intentos de contraseña fallidos. También se destraba sola con el tiempo | Sí |
| Restablecer verificación en dos pasos | Le quita el segundo factor | Sí |
| Regenerar código | Emite un código nuevo | No |
| Restablecer contraseña | Manda el enlace de recuperación al correo de la cuenta | No |
| Activar / desactivar | Deja entrar o no | No |
| Eliminar | Borra la cuenta para siempre, sólo si nunca registró actividad | No |
Restablecer la verificación en dos pasos
Sólo aparece si esa cuenta la tiene activa: sobre una que no la usa no hay nada que restablecer.
Es para quien perdió el teléfono Y los códigos
Con un código de respaldo a mano la persona entra sola — cada uno sirve una vez, y no hace falta molestar a nadie. Esta acción es el camino cuando ya no quedan ni el teléfono ni los códigos.
Al confirmarla pasan tres cosas: la cuenta queda entrando sólo con contraseña, se cierran todas sus sesiones abiertas, y la persona tiene que volver a activar la verificación desde Mi cuenta.
Confirmá quién lo está pidiendo
Es la acción que usaría alguien haciéndose pasar por un compañero para quedarse con su cuenta: baja la fuerza de autenticación de una cuenta ajena. Por eso pide autorización y queda registrada en la auditoría.