Empleados
El padrón de la nómina: la ficha, cuánto gana, por dónde cobra, sus documentos, su usuario y su historia.
Los empleados viven en la pestaña Empleados del módulo de Nómina. Es el padrón que usa la nómina: lo que se carga acá es lo que se usa al generar cada quincena.
La lista
Columnas: empleado (avatar, nombre y código, como EMP-000003), cédula, puesto, sueldo mensual, fecha de ingreso, antigüedad y estado (Activo / Inactivo).
- Buscar por nombre, cédula, puesto o código, sin importar mayúsculas.
- Filtrar por Todos, Activos o Inactivos.
- Abajo: Mostrando N de M · K activos.
El sueldo sólo se ve con el permiso de ver sueldos; sin él, la columna sale vacía. Un clic en la fila abre la ficha. Nuevo empleado abre el formulario.
Nuevo o editar empleado
Una ventana con cinco secciones:
| Sección | Campos |
|---|---|
| Datos personales | Nombre, apellidos y cédula. |
| Contacto | Teléfono, teléfono de emergencia y correo (opcional: es a donde se le envía el volante). |
| Vínculo laboral | Puesto, fecha de ingreso y, al editar, el estado con la fecha y el motivo de salida. |
| Sueldo y retenciones | Sueldo mensual, dieta por quincena, Cotiza TSS y Retención de ISR. |
| Forma de pago | Transferencia, Efectivo o Cheque. Con transferencia, banco y cuenta son obligatorios. |
Los errores aparecen en cada campo al guardar. Si al editar cambia el sueldo, se pide el motivo del cambio y se agrega una fila al historial salarial.
Los datos que mueven plata
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Sueldo mensual | Obligatorio. Base de todo lo demás. |
| Sueldo quincenal | Es la mitad del mensual. Las fichas que ya traían un quincenal distinto lo conservan. |
| Dieta | Monto fijo por quincena (transporte, alimentación). Se precarga en cada nómina, tiene su propia columna y no paga TSS ni ISR: es reintegro de gasto, no salario. |
| Cotiza TSS | Si se apaga, no se le descuentan AFP ni SFS, y tampoco se calculan los aportes del empleador. |
| Retención de ISR | Si se apaga, no se le retiene impuesto sobre la renta. |
| Forma de pago | El método con que se le paga por defecto en cada quincena, y en qué grupo sale en el listado de pago. Se puede cambiar quincena por quincena. |
| Banco y cuenta | Para transferencia. El catálogo de bancos es el mismo que usan los cobros. |
La ficha
Arriba, el avatar, el nombre, teléfono y código, y el estado. Acciones: Generar usuario (sólo si todavía no tiene) y Editar. Tres pestañas:
General
- Información del empleado: nombre, apellido, cédula, teléfonos, correo, puesto, fecha de ingreso, antigüedad, estado, código y usuario del sistema.
- Documentos del expediente: tres lugares fijos — copia de la cédula, hoja de solicitud de empleo y contrato de trabajo. Cada uno muestra el archivo, su tamaño, la fecha y quién lo subió, o Pendiente de carga. Se descarga, se elimina o se reemplaza: subir otro archivo del mismo tipo sustituye al anterior.
Sueldo y pagos
- Sueldo vigente: mensual, quincenal, dieta, forma de pago, banco, cuenta, si cotiza TSS, si se le retiene ISR y el neto de la quincena abierta.
- Historial salarial: desde cuándo, el mensual, el quincenal y el motivo de cada cambio. No es un campo que se pisa — es una tabla que crece. Sirve para responder "¿desde cuándo gana esto?" y para la regalía, que calcula lo devengado con estas fechas.
- Historial de pagos de nómina: cada quincena en la que entró, con período, método, monto y estado. Un clic en una completada abre el Historial en ella; en una abierta, lleva al tablero de esa quincena.
Vacaciones y solicitudes
El número de la pestaña suma las tres tablas.
- Vacaciones: año de servicio, fechas, días, salario diario (sueldo mensual ÷ 23.83), monto, quincena en que se paga y estado (Programada o Pagada). Se pagan en la quincena en que empiezan.
- Préstamos del empleado: número, fecha, monto, lo pendiente, el progreso y el estado (Activo / Saldado). Ver Préstamos.
- Solicitudes del empleado: permisos y préstamos que pidió, con su estado. Ver Solicitudes.
Generar usuario
Le crea al empleado su usuario del sistema para que entre a Mi portal (sus solicitudes y Mis pagos). Se elige el rol.
- Con correo en la ficha, el usuario entra con ese correo y las credenciales le llegan por correo.
- Sin correo, igual se crea: la ventana lo avisa y el sistema genera una contraseña temporal, que aparece en la ficha para entregársela en persona.
Dar de baja
Se edita el empleado, se pasa a Inactivo y se carga la fecha de salida con su motivo. Esa fecha no es cosmética: decide si la persona entra en la quincena que trabajó. Ver Nómina.
Un inactivo sin fecha de salida desaparece de la nómina
Sin fecha, el sistema no tiene con qué afirmar que trabajó el período, así que lo deja afuera. Dar de baja siempre con fecha.