Nómina
El módulo de nómina: sus pestañas, la quincena de punta a punta y cómo se arma el neto.
Una quincena es un período (año, mes, primera o segunda) con una línea por empleado. Cada línea tiene su sueldo base, sus conceptos y su neto. Se abre, se revisa, se paga, se firma y se completa.
Cómo está organizado el módulo
Se entra por Recursos Humanos → Nómina. Arriba, el encabezado muestra la empresa activa con su RNC y cuántos empleados activos tiene. Debajo, cuatro pestañas, cada una con su propia dirección:
| Pestaña | Para qué |
|---|---|
| Empleados | El padrón: la ficha, el sueldo y la forma de pago de cada persona. Ver Empleados. |
| Quincena | La quincena abierta: revisar montos, marcar quién cobró, imprimir la hoja, subirla firmada y completarla. Es esta página. |
| Variación | Qué cambió de una quincena a la anterior, empleado por empleado. Ver Variación. |
| Regalía pascual | El salario de Navidad del año. Ver Regalía pascual. |
Las quincenas ya completadas no tienen pantalla propia: se consultan en el Historial, que se abre desde el botón del encabezado. Ver Historial de nómina.
Sin permiso, la acción no aparece
Cada botón respeta los permisos del rol: quien no puede completar no ve Completar quincena, quien no puede imprimir no ve Imprimir hoja, y así. No hay botones deshabilitados con candado: directamente no están.
El recorrido de una quincena
Generar la quincena
El botón Generar nómina del encabezado abre la lista de la quincena actual y las tres siguientes. Las que ya están generadas aparecen desactivadas con la marca «ya generada», así que no se puede abrir dos veces el mismo período.
Se elige la quincena y la fecha de pago. El sistema sugiere el 15 o el último día del mes y, si cae en fin de semana o feriado, el día hábil anterior. Al generar, el tablero pasa directo a la quincena nueva.
El padrón se arma mirando el período, no sólo el estado actual:
| Situación | ¿Entra? |
|---|---|
| Activo, ingresó antes del fin del período | Sí |
| Ingresó después del fin del período | No |
| Se fue dentro del período (con fecha de salida) | Sí — trabajó parte de la quincena |
| Inactivo sin fecha de salida | No |
Quien sale a mitad de quincena cobra el quincenal completo
Y el operador lo corrige a mano si corresponde. Prorratear la salida es tema de la liquidación, que arrastra vacaciones, preaviso y cesantía — todavía no está en el sistema.
La apertura automática
El 1 y el 16 de cada mes, de madrugada, el sistema abre solo la quincena que empieza ese día, si nadie la generó antes. Si la anterior sigue abierta, la abre igual y avisa en la campana para que no se quede sin completar.
Varias quincenas abiertas
Puede haber más de una abierta a la vez (por ejemplo, la de septiembre sin completar y la de octubre recién abierta). La pestaña Quincena muestra la más reciente, y el subtítulo dice cuántas hay abiertas. Las flechas ‹ › de la barra pasan de una abierta a otra. En la más vieja, ‹ abre el Historial en la quincena anterior.
El tablero de la quincena
La barra de la quincena
Muestra el período (2.ª quincena · sep 2026 y sus días), el estado Abierta y la fecha de pago, que se puede cambiar con un clic mientras la quincena esté abierta. A la derecha, en este orden:
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Recalcular | Vuelve a calcular todas las líneas con las tasas vigentes de Configuración. Se usa después de cambiar una tasa o un parámetro de nómina. |
| Completar quincena | Se habilita con el 100 % pagado y la hoja firmada subida. Ver Completar. |
| Imprimir hoja | Pide los firmantes y abre el listado de pago. Ver Imprimir la hoja. |
| Subir hoja firmada | Carga el escaneo del listado firmado. Si ya hay uno, dice Reemplazar hoja. |
En el encabezado de la página quedan Historial, Exportar a Excel y Generar nómina.
Los totales
| Celda | Qué es |
|---|---|
| Total bruto | Sueldos, otros ingresos y dieta de todos. |
| Deducciones | TSS, ISR y descuentos (en rojo). |
| Sueldo neto | Lo que cobran los empleados, destacado. |
| Pagado | Cuánto ya se marcó como pagado, «6 de 10 · 60 %» y su barra. |
| Costo patronal | AFP, SFS, SRL e INFOTEP de la empresa. No se descuenta al empleado. |
El padrón
Una fila por empleado: avatar, nombre, puesto y cédula; sueldo quincenal, otros ingresos, dieta, descuentos, neto, método de pago y la casilla Pagado. Las filas pagadas se pintan de verde suave.
- Buscar por nombre, cédula u ocupación, y filtrar por Todos, Por pagar o Pagados.
- Novedades: bajo el nombre aparecen chips de lo que tiene de especial esa quincena — Comisión, Horas extra, Vacaciones con su monto (azul) y Cuota préstamo (naranja).
- Desglose rápido: si Otros ingresos, Dieta o Descuentos tienen monto, el número sale subrayado con puntos. Un clic abre un recuadro con cada concepto y su total — por ejemplo, AFP y SFS con su tasa, ISR y la cuota del préstamo.
- Pagado: la casilla marca o desmarca al empleado sin abrir nada más.
- Selección en lote: con las casillas de la izquierda se eligen varios empleados y aparece una barra con Cambiar método y Marcar como pagados.
Un clic en cualquier otra parte de la fila abre el desglose del empleado.
El desglose del empleado
Se abre como un panel lateral a la derecha. Arriba, el empleado, su estado (Pagado / Por pagar) y su posición en la lista («Empleado 3 de 10»). Debajo, el bruto, las deducciones y el neto a pagar.
- Ingresos: el sueldo base quincenal (con el monto del padrón como referencia) y los ingresos que se agreguen — horas extra, comisión, bono, incentivo, otros ingresos con etiqueta libre y la dieta. + Agregar ingreso suma una fila.
- Descuentos: AFP, SFS e ISR calculados (no se escriben), la cuota de préstamo si le toca, y los descuentos manuales (adelanto, otros).
- Aportes de la empresa: AFP 7.10 %, SFS 7.09 %, SRL e INFOTEP, sólo informativos.
- Método de pago de esa quincena.
El neto se recalcula en vivo mientras se escribe, con el mismo cálculo del servidor. Si da negativo lo marca en rojo y no deja guardar una línea que le debe plata a la empresa.
Con ↑ y ↓ (teclado o botones) se guarda y se pasa al empleado anterior o siguiente, en el orden en que esté filtrada la lista. Esc cierra el panel.
Los conceptos y el neto
Cada línea se arma con conceptos tipados. Los que calcula el sistema no se teclean; los manuales se cargan en el desglose.
Devengados
Sueldo base (automático) más los que se agreguen: horas extra, comisión, bono, incentivo, otros ingresos (con etiqueta libre) y la dieta. Las vacaciones se suman solas en la quincena en que empiezan.
La dieta no paga TSS ni ISR
Es la diferencia que más se nota: un bono de 2,000 y una dieta de 2,000 suben el bruto igual, pero descuentan distinto. La dieta es reintegro de gasto, y por eso tiene su propia columna.
Deducciones
AFP y SFS se calculan sobre la base cotizable —el sueldo más los devengados gravados, sin la dieta— con las tasas y los topes de Configuración. ISR se calcula anualizando la base y aplicando la escala progresiva. Después van los manuales: adelanto, otros descuentos, y las cuotas de préstamo: sólo la cuota programada de ese período, nunca atrasos acumulados.
El descuento de TSS e ISR se enciende en Configuración
El parámetro Descontar AFP, SFS e ISR al empleado viene apagado por decisión de la empresa: así, el neto es el bruto menos préstamos y descuentos manuales, aunque la ficha diga que cotiza. El costo patronal se calcula igual. Encendido, cada empleado descuenta según su ficha. Las quincenas abiertas toman el cambio al pulsar Recalcular; las completadas no cambian.
Costo patronal
AFP y SFS del empleador, riesgos laborales (SRL) e INFOTEP. Son informativos: no tocan el neto del empleado. Salen en los totales, en el desglose y en su propia hoja del Excel.
El neto
neto = sueldo base + devengados − deduccionesEl cálculo lo hace el servidor, no la pantalla. Las sumas del listado y de los totales también: el papel siempre coincide con lo que se ve.
Imprimir la hoja
Imprimir hoja primero pregunta quién prepara, revisa y aprueba la quincena, los tres obligatorios y elegidos de los usuarios activos. Si ya se habían elegido, vienen cargados: se confirma o se cambia. Quedan guardados en la quincena y el PDF sale con cada nombre impreso bajo su línea de firma.
Lo que trae el listado está en Listado de pago y volantes.
Quien puede imprimir pero no editar la nómina
Imprime directo, con los firmantes que ya estén guardados. Si no hay ninguno, las tres líneas salen en blanco con «Nombre, firma y fecha».
Subir la hoja firmada
Una vez que cada empleado firmó al cobrar, se escanea el listado y se sube con Subir hoja firmada: PDF, JPG o PNG de hasta 10 MB. Queda guardado quién la subió y cuándo, y entra al rastro de la quincena.
Se puede reemplazar mientras la quincena esté abierta. Completada, la hoja queda fija; para cambiarla hay que reabrir.
Completar la quincena
Completar quincena abre un resumen con el número, el período, la cantidad de empleados y el neto, y verifica tres cosas:
| Requisito | Por qué |
|---|---|
| 100 % pagado | El aviso dice cuántos pagos están marcados. Si falta alguno, no se completa. |
| Hoja firmada | Tiene que estar subida: es la prueba de que cada empleado firmó al cobrar. |
| Preparado, revisado y aprobado por | Vienen de lo que se eligió al imprimir; se pueden corregir. |
Las notas son opcionales. Al completar:
- La quincena pasa a Completada y sus montos se congelan.
- Las cuotas de préstamo del período se cobran solas y las vacaciones que se pagaron quedan como Pagadas.
- Se abre el Historial con esa quincena seleccionada.
Reabrir
Desde el Historial, con motivo obligatorio de al menos 5 caracteres. Reabrir deshace los cobros de préstamo que hizo el cierre, y esa reversión no puede quedar sin explicación: queda registrado quién reabrió y por qué. Al reabrir, el sistema lleva a la pestaña Quincena con esa quincena abierta.
Exportar a Excel
El Excel de la quincena trae las columnas de la planilla del cliente en su orden, el desglose por concepto después y una segunda hoja con el costo patronal. El archivo se llama, por ejemplo, Nómina - 1ra quincena de septiembre 2026 - NOM-2026-Q17.xlsx.
Antes de usar la nómina en producción
Las doce claves de cálculo —el interruptor Descontar AFP, SFS e ISR al empleado, las seis tasas (AFP y SFS del empleado y del empleador, riesgos laborales e INFOTEP), el salario mínimo cotizable, los tres multiplicadores de tope y la escala anual de ISR— vienen con valores de referencia que nadie del lado contable confirmó. El motor calcula lo que diga la tabla: una tasa vieja calcula mal todas las quincenas.
Y el salario mínimo cotizable arranca en 0, que el sistema trata como sin tope —a propósito, para no inventar una cifra legal—. Mientras siga en cero, a los sueldos altos se les calcula de más el costo patronal, y ninguna pantalla lo avisa. Si además se enciende Descontar AFP, SFS e ISR al empleado (viene apagado), también se les descuenta de más a ellos.
Las doce se cargan en Configuración → Parámetros del sistema, sección Nómina.
Sigue en
Historial de nómina
Las quincenas y regalías completadas, con su rastro, reimpresión, volantes y reapertura.
Listado de pago y volantes
La hoja que firma cada empleado, el volante de pago, el envío por correo y Mis pagos.
Variación
Qué cambió de una quincena a la anterior, empleado por empleado.
Regalía pascual
El salario de Navidad: vista previa, generación, ajustes y cierre.